Abläufe zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten mit ecoWORKZ automatisieren

Mit ecoWORKZ können Abläufe zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten im ecoDMS Archiv optimiert, vereinfacht und damit deutlich beschleunigt werden.

Abläufe zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten mit ecoWORKZ automatisieren

Aufgaben in ecoWORKZ blitzschnell erledigen

Aachen, im September 2020. Mit ecoWORKZ bringt die ecoDMS GmbH schon bald eine neue Software auf dem Markt. ecoWORKZ ermöglicht die dokumentenbasierte Zusammenarbeit und Automatisierung von Archivierungsvorgängen im ecoDMS Archiv. NutzerInnen können damit die interne Digitalisierungsstrategie noch weiter modernisieren und automatisieren.

Rechnungen sichten und zur Buchung freigeben, den Empfang und die Kenntnisnahme von Jahresabschlüssen bestätigen oder eine betriebswirtschaftliche Auswertung zur Kenntnis nehmen. Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt von immer wiederkehrenden Abläufen in einem Unternehmen, die mit ecoWORKZ optimiert, vereinfacht und damit deutlich beschleunigt werden können.

ecoWORKZ erlaubt es unter anderem geschäftsrelevante PDF- und TIFF-Dateien mit wenigen Mausklicks zur Kenntnisnahme und Freigabe an die zuständigen Personen weiter zu geben. Die Dokumente werden dabei den beteiligten Benutzern vom System als Aufgabe vorgelegt. Sofern es sich um eine versionierbare PDF-Datei handelt, können die Benutzer die Zustimmung, Kenntnisnahme oder Ablehnung des Dokuments optional zusammen mit dem eigenen Benutzernamen, dem Datum und der Uhrzeit, in Form eines digitalen Stempels direkt auf das Dokument drucken.

Sobald der Ablauf vollständig von allen zuständigen Benutzern ausgeführt wurde, aktualisiert ecoWORKZ automatisch die Klassifizierung. Anhand des Status ist damit jederzeit ersichtlich, welchen Bearbeitungsstand ein Dokument gerade hat. Wurde das Dokument mit Stempeln versehen, speichert ecoWORKZ dies in Form einer neuen Version innerhalb der Versionsverwaltung des jeweiligen Dokuments ab. Das Original bleibt damit stets erhalten.

Über den intergrierten Einrichtungsassistenten lassen sich von den zuständigen ecoWORKZ-Administratoren feste Abläufe definieren und damit viele wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten abkürzen.

In einem brandneuen YouTube-Video stellen die Aachener die Abläufe zum Erstellen und Ausführen von Kenntnisnahmen und Freigaben mittels ecoWORKZ näher vor. Das Video ist ab sofort im offiziellen YouTube-Kanal von ecoDMS verfügbar. Der Link zur ecoWORKZ-Playlist lautet: https://www.youtube.com/playlist?list=PL7vZZTECufd4ZdW971kKyz5-in59Wmc28

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de

Über die ecoDMS GmbH

In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv einen immer höheren Stellenwert. Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Archivierungssoftware für Firmen und Privatleute zu besonders fairen Konditionen an.

Firmenprofil

Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets “ecoDMS Archiv” hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Einzigartiges Vertriebsmodell

Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
Dresdener Straße 1
52068 Aachen
0049 241 47572 01
news@ecodms.de
https://www.ecodms.de